Olá Pessoal!
Tudo bem com vocês?
Vou compartilhar com vocês um artefato que implementamos para uso no nosso
dia-a-dia para levantamento de indicadores para BI (Business Intelligence - Inteligência de Negócios) junto a área
necessitante ou solicitante da empresa. Existem diversos modelos e instrumentos
que também podem ser utilizados para esta tarefa, contudo, com o uso de
ferramentas tradicionais (que fique claro que também são boas e é questão de
gosto, usabilidade e objetivo) não estava me sentindo tão confortável por usar
vários instrumentos e imergido a diversos documentos, senti a necessidade de usar
outro artefato. E, através de várias pesquisas não encontrei um instrumento
legal e usual, e durante uma aula na faculdade na disciplina de
Empreendedorismo onde usamos o Canvas para Modelo de Negócio tive a ideia de
implementar este modelo para a minha realidade. Assim nasceu o Canvas –
Levantamento de Indicadores para BI (CANVAS – SIBI) com 9 blocos, que tem como
referência nos conceitos do CANVAS – BMC, e o CANVAS – SIBI é uma ferramenta
que de forma fácil, simplificada e visual, torna entendível todas as
informações importantes que foram identificadas, levantadas, esclarecendo e definindo
os indicadores necessários para um sistema de BI e seus elementos que o
integram para entrega de valor.
Assim que
apresentei este instrumento para alguns amigos (processo de validação)
batizaram de “Aislan Canvas”, achei estranho na hora, dei uma risada, mas no
final gostei. Contudo, para que pudesse apresentar e tornar público esta
ferramenta, acabei chamando de “CANVAS – Levantamento de Indicadores para BI”
ou simplesmente “CANVAS - SIBI”, em inglês: CANVAS – Survey of Indicators for
Business Intelligence.
Para preencher o
quadro pode-se utilizar post-it ou até mesmo antes de preenchê-lo pode ser
feito numa folha de rascunho, “num papel de pão” caso não queira preencher o
CANVAS-SIBI no momento de conversa e diálogo com o cliente e área (formato de
entrevista). Para uso deste artefato de forma efetiva podemos também mesclarmos
algumas técnicas e métodos que dão suporte e apoio na implementação deste
CANVAS – SIBI, como o 5W2H (O Que, Como, Porque, Quando, Onde, Quem, Tem/Quanta
Custo...) e Mapas Mentais que auxiliam na descrição das informações que estão
sendo coletadas.
Vamos entender
como os 9 blocos funcionam, se integram e como utilizá-lo:
1) Bloco: Cliente e Área
Deve ser definido neste bloco quem são as pessoas ou setor/departamento
(cliente internos ou externos) que farão uso desses indicadores, sejam estes
que fizeram a solicitação da demanda ou você em quanto analista de BI mapeou
esta área que necessita de controlar e gerenciar uma situação ou caso. Também
verifique se essas pessoas que identificou se elas possuem alguma necessidade
(problema), caso não, remova deste bloco.
2) Bloco: Necessidade-Problema
Conforme conversa e diálogo que manteve com o cliente e/ou
área, descreva neste bloco qual é de fato a dor/problema que este tem em não
consegui medir, mensurar, acompanhar e controlar um determinado assunto
(situação) e informações para que possa ajudar e apoiá-lo na tomada de decisão.
Algumas perguntas poderão lhe ajudar a identificar o real problema e
necessidade do cliente, como essas:
- O que faz para controlar o seu trabalho? Como executa o seu trabalho? Como é o
seu trabalho no dia-a-dia? Porque pretende monitorar e acompanhar o seu
trabalho?
Importante é entendermos que os blocos se integram e interagem de tal
forma, que quando começar a perguntar/entrevistar o cliente poderá perceber
que as respostas servirão para implementar outros blocos deste CANVAS-SIBI,
então uma dica: Anote tudo!
Com base nas informações coletadas referente ao problema e necessidade do
cliente e/ou
área, aqui neste bloco apresente o que deve ser feito, desenvolvido e
implementado para resolver este problema de forma clara e sucinta, deixando
transparente aonde se quer chegar, atingir. Não descreva textos longos, coloque
e seja compacto na descrição do que será feito para atingir e resolver de fato o
problema.
Neste bloco deve ser descrito todas as ações que deverão feitas para
atingir o objetivo que identificou no bloco anterior. Uma boa prática é
descrever de forma simples, direta e numa perspectiva macro quais as atividades
e tarefas deverão ser feitas e realizadas.
Neste bloco apresente todas as ferramentas e recursos que serão
necessários para desenvolver as atividades identificadas no bloco anterior, a
Coleta e Extração de Dados, também como Transformação e Carga de Dados que
contemplem as atividades de ETL (Extract, Transform e Load), tradução:
Extração, Transformação e Carga.
Para preencher este bloco aponte todas as pessoas, áreas, fornecedores e
parceiros que podem contribuir e apoiar na realização e implementação do
objetivo identificado. Lembre-se que ninguém
consegue fazer tudo sozinho, assim busque levantar quem lhe ajudará inclusive a
otimizar, reduzir custos, bem como orientar em melhores ferramentas e recursos
aliando ao custo-benefício, caso não tenham estas. Importante também é tomar
cuidado em relação a Infraestrutura, pois dependendo do problema e objetivo,
busque parceiros que já possuam e que lhe garante segurança e confiabilidade.
7) Bloco: Dimensões
Após conhecer todo o trabalho do cliente, como ele faz, executa,
operacionaliza as suas atribuições, neste bloco identifique quais são as formas
e perspectivas que se pretende enxergar e ver, neste caso, é o que precisa
visualizar de informações. Faz-se muito sentido quando conseguimos identificar
informações através das perguntas: O que, Quem, Quando, Onde; as respostas o
levará ao que se quer visualizar. Se observamos com calma, vamos entender que
há uma relação e analogia com um Cubo onde possui diversos lados que ao
girarmos, teremos a visão e perspectiva de outro lado, que nada mais são do que
as dimensões (lado que está enxergando). Então, descreva as dimensões de forma
objetiva e use, se possível, nomes curtos no texto da dimensão (podendo ser uma
palavra), como exemplo: Pessoas, Escolas, Tempo-Período, Cidades, Setores e
Departamentos. No final deste apresentaremos um exemplo com todos os blocos
preenchidos para melhorar e abrir o seu MindSet para Elicitação de Indicações
para BI.
8) Bloco: Indicadores – Fato (Granularidade)
Neste bloco, devem ser descritos o que deverão ser medidos e mensurados,
então, é algo que se pretende controlar, monitorar e acompanhar no sistema de
BI de forma que consiga determinar a medida, calcular. Quando se tem objetivo
de medir, apontar ou até mesmo mostrar algo, são elementos que se fere a
Indicadores, sendo muito importante acompanhar o movimento (evolução) deste
para analisarmos e entendermos o seu desempenho que é mensurável por se tratar
de uma medida. Esta medida relaciona-se diretamente com a Granularidade, onde
você pode ter um pouco ou maior detalhamento do que se pretende medir e
mensurar, assim entendemos como baixa ou alta granularidade. Se observamos bem,
se pretendemos acompanhar a evolução de vendas de uma empresa, por exemplo,
está pode ser de forma total como todas as vendas realizadas num determinado
período (sumarização de valores de vendas), caracteriza-se baixa granularidade.
Agora, se precisar saber quantas vendas foram feitas diariamente, temos aqui uma
grande quantidade de informação que pode ser apresentada a cada segundo,
minutos ou hora de um determinado dia ou de vários dias, assim tem-se um grau
maior e caracteriza-se alta granularidade.
Depois de identificar todas as informações necessárias nos outros 8
blocos, por fim deve-se registrar neste Bloco aonde pretende-se apresentar estas
informações, estamos falando das ferramentas sejam estáticas (simples
relatório) ou dinâmicas (relatórios e painéis interativos) quais desejam
implementar (criar) o seu artefato. Neste caso deve-se atentar para qual tipo
de tecnologia deve ser utilizada, e se também esses artefatos serão publicados
(disponibilizados) seja em formato On-Premises, por exemplo numa rede local postado
no servidor ou máquina cliente, ou em formato Cloud (Nuvem) em ambientes on-line
que suportam e permitam que estes artefatos sejam visualizados 24 horas por dia
em 7 dias da semana por qualquer tipo de dispositivo móvel em multi cast e em
qualquer lugar. Lembre-se de usar palavras e textos curtos que realmente e
principalmente de forma visual, onde “batemos o olho” conseguimos entender toda
a cadeia de desenvolvimento que foram elicitados para um sistema de BI.
Abaixo segue um
exemplo de Sistema ERP que controla voos e passagens áreas, e com base no
Levantamento de Informações identificamos e descrevemos todas itens e elementos
necessários para Elicitação de Indicadores para Sistema de BI.
Entendo que não
existe uma fórmula mágica e ferramentas que “fazem até chover”, força de
expressão, para se desenvolver a Elicitação de Indicadores para BI, mas
apresento um Artefato que tenho certeza que ajudará bastante a entender o que
se quer fazer, onde fazer, porque fazer e como fazer para resolver um problema
e necessidade da forma onde o cliente (área técnica) também consiga visualmente
compreender a sua necessidade e a solução.
Então pessoal espero que tenho gostado, e prometo tentar fazer no mínimo 01 Post por mês
Abraços e até o próximo Post!
Aislan Honorato de Moraes
